Образец письма-приглашения на деловое мероприятие, выставку

С какой целью составляется письмо-приглашение

Пригласительное письмо – это особый знак уважения приглашенному. А также способ подчеркнуть статус мероприятия и важность присутствия на нем конкретного человека.

Кроме того, бумага служит напоминанием о приеме и содержит важную информацию, необходимую адресату чтобы понять содержание и задачи встречи, а также не забыть время и место ее проведения.

К основным целям составления писем-приглашений можно отнести:

• Уведомление приглашаемого о самом факте проведения встречи;
• Подтверждение для адресата факта его приглашенности (человек получает письменное свидетельство того, что его действительно пригласили);
• Информирование приглашенного лица о месте и времени планируемого события, а также об основных целях и формате встречи.

Домашняя Фотостудия

Здесь вы сможете сделать коллаж, календарь, а также обработать кадры и улучшить их качество. Домашняя Фотостудия содержит макеты для обрамления изображений: базовые, детские, необычные и праздничные. Также вы можете применить эффекты, настроить освещение, цветовой баланс и резкость фото. Редактор позволяет произвести фотомонтаж, заменить фон и экспортировать итог в популярном формате.

Домашняя Фотостудия имеет простой интерфейс на русском языке и подходит начинающим пользователям. У вас есть возможность скачать программу для создания открыток на пробный период, затем ее необходимо приобрести.

Домашняя Фотостудия

По какой причине письменное приглашение лучше устного

Письменное приглашение вызывает больший интерес к предстоящему событию, делает его в глазах приглашаемого более статусным и важным. Кроме того, это знак уважения от организаторов конференции или выставки к человеку, которого они хотят видеть на мероприятии.

Письменные приглашения лучше устных по следующим причинам:

• Письмо можно отправить людям, с которыми сложно связаться по телефону или встретиться лично;
• В письменном приглашении содержится ключевая информация о мероприятии (от его содержания до места и времени проведения встречи), так что эти важные моменты не выветрятся из памяти приглашенного – они всегда в нужный момент окажутся перед глазами;
• Создание правильно оформленного письма требует определённых временных и финансовых затрат, что говорит получателю о повышенном внимании к его персоне приглашающей стороны и служит знаком особого расположения (а это уже способствует формированию повышенной лояльности к организаторам встречи);
• Письмо является как бы физическим напоминанием о предстоящем событии – оно позволяет информации о мероприятии крепче отложиться в памяти приглашенного.

Canva

Онлайн-ресурс для создания пригласительных, постеров, постов в Инстаграм и др. Canva содержит заготовки, коллекцию бесплатных картинок, значков и фонов. Бесплатно создайте проект любого размера, добавьте снимки с ПК, разместите надпись и примените к ней готовый стиль, настройте фон и добавьте графические элементы.

После завершения работы поделитесь материалом в социальных сетях или скачайте как файл PNG. Для экспорта результата в других форматах потребуется приобрести платную подписку за 899 рублей в месяц. Про-пакет также открывает доступ к премиум-элементами, изображениям и шаблонам.

Canva

Способы вручения приглашения адресату

Существует несколько способов доставки приглашения адресату.

1. Личная передача (из рук в руки). Это можно сделать через курьера или сотрудника организатора встречи. Плюс такого варианта – сочетание письменной и устной форм приглашения. Ведь вручающий письмо человек может передать послание еще и на словах, что усилит эффект пригласительного сообщения.
2. Отправка посредством Почты России. При выборе этого способа важно учитывать сроки доставки (и даже брать время с определённым запасом). В противном случае приглашение может оказаться уже не актуальным.
3. Отправка по электронной почте. Быстрый и надежный вариант, но здесь есть одно важное условие – знание электронного адреса приглашаемого. Этот вариант часто используется при приглашении соискателя на собеседование при наличии вакантных рабочих мест. Однако в случае организации какой-либо важной или торжественной встречи электронное письмо – не лучший способ.

ФотоКОЛЛАЖ

Одна из лучших программ для создания коллажей, приглашений и постеров. С ее помощью вы сможете легко сделать проект: используйте любой из 300 встроенных шаблонов или оформите материал с нуля самостоятельно. Приложение позволяет произвести фотомонтаж, применить эффекты, добавить рамки и маски, а также экспортировать результат в подходящем формате.

Также ФотоКОЛЛАЖ содержит коллекцию рамок и масок, клипартов, фонов, текстур и готовых стилей текста. Вы сможете создать открытку с надписью, украсить ее стикерами, стилизовать картинки под старину, настроить размер и положение каждого элемента. Скачать и установить редактор можно на все версии Windows.

ФотоКОЛЛАЖ

Как правильно составить приглашение

Грамотное составление письма-приглашения предполагает учет цели встречи. Кроме того, в содержании пригласительного необходимо указать все ключевые моменты мероприятия, чтобы у адресата после изучения текста не осталось никаких вопросов.

Как пригласить человека на собеседование

Обычно соискателей приглашают на собеседование по телефону или посредством электронного письма-приглашения.

Если предпочтителен второй вариант, то послание должно содержать следующие элементы:

• Вежливое обращение к приглашаемому (использование прилагательного «Уважаемый», обращение по имени-отчеству);
• Наименование приглашающей стороны;
• Точное название должности, предлагаемой потенциальному сотруднику;
• Подробное описание места проведения собеседования (иногда требуется указать не только адрес, но и схему проезда или нахождения нужного кабинета в большом здании);
• Точное время начала встречи;
• Перечень документов и других вещей, которые соискатель должен иметь при себе;
• Контактная информация по лицу, проводящему собеседование (чаще всего телефон, по которому соискатель в случае возникновения вопросов сможет задать их непосредственно организатору мероприятия).

Красивое приглашение

Если вам по душе более утонченные варианты, то попробуйте изготовить такую открытку. Лист бумаги формата А4 с интересными узорами или рельефом разрежьте на две части. Одну часть сложите в три раза так, чтобы два края сходились точно посередине. Верх и углы этого конвертика можно украсить узорами при помощи рельефных ножниц.

Из бумаги другого цвета вырезаем прямоугольник 7Х10 см. Пишем на нем текст приглашения. По краям прямоугольника и конверта делаем дыроколом отверстия, вставляем в них ленту и завязываем ее.

Кладем приглашение в конверт, декорируем его штампами или узорами. Если вы хотите эти красивые приглашения на свадьбу оформить еще интереснее, проделайте дыроколом дырочки и закрепите края конверта при помощи шнуровки.

Как пригласить человека на мероприятие

Элементы, которые должно содержать письмо-приглашение на мероприятие, приведены и расшифрованы в таблице ниже.

Как сделать такие пригласительные – мастер-класс

Акварель – одна из простейших техник, которую могут использовать практически все. Для этого понадобится только усидчивость и материалы.

Для росписи приглашений понадобится:

• лист акварельной бумаги;
• лист А4;
• ножницы;
• струйный принтер;
• простой карандаш;
• акварельные краски;
• тонкая кисточка;
• широкая кисть;
• стаканчик с водой;
• пластиковая тарелка.

Первым этапом на акварельной бумаге распечатывают текст. С одной стороны «Приглашение» или имена новобрачных, а с другой – всю необходимую информацию. На одном листе можно напечатать две открытки.

Необходим именно струйный принтер – лазерный не может качественно печатать на акварельной бумаге. Из-за шероховатой структуры линии смазываются, а там, где тонера не должно быть, появляются маленькие чёрные точки.

Из листа вырезают заготовку 10 на 30 см, после чего складывают вдвое, образуя, таким образом, открытку.

Если есть умение чертить или рисовать, то на заготовку простым карандашом наносят узоры, которые позже будут раскрашены акварелью. Если особых художественных навыков нет, то сначала выбирают шаблон или отдельные элементы на компьютере и распечатывают их на простой бумаге. Трафареты необходимо вырезать по внутреннему краю и с их помощью создать заготовку.

После этого начинают наносить краски. Широкой кистью, круговыми движениями создают бутоны цветов. Для них выбирают разные оттенки, чтобы получить глубину изображения.

Тонкой кисточкой прорисовывают сначала листки, потом стебли, к ним ведущие. После этого делают сердцевину бутонов с помощью коричневой краски, а уже при завершении наносят изображение трав.

Лицевая сторона приглашения готова; чтобы создать такое же оформление на внутреннем развороте, проделывают те же действия.

Если рисунок создаётся на компьютере, то необходимо изменить шаблон или трафарет, чтобы внутреннее изображение отличалось от наружного.

Что должно содержать приглашение

Пригласительное письмо обычно включает в себя следующие сведения:

• Адрес места проведения встречи, а также ее дата и точное время начала;
• Вид мероприятия и его краткое описание (программа);
• Роль приглашенного (слушатель, наблюдатель, участник, выступающий и т.д.);
• Если это имеет значение, указание на дресс-код;
• Контакты организаторов;
• Просьба сообщения адресата о своих планах на посещение встречи;
• Дополнительная информация (схемы рассадки гостей или список имен приглашенных знаменитостей, например).

Как не стоит делать пригласительные?

Даже если у вас запланирована свадьба в пляжном стиле, не стоит всыпать в конверт с пригласительным билетом песок. То же касается всяких блесток и прочей мелочи, которая, рассыпавшись по полу, никак не порадует адресата. Неудовольствие вызывают открытки, сделанные наспех, особенно с опечатками и ошибками.

Также не стоит выбирать для приглашения чересчур вычурный шрифт и неясно (в том числе в шуточной форме) указывать дресс-код мероприятия. Все это может лишь вызвать желание не посещать торжество, в которое вы вложили столько времени и сил.

Делайте пригласительные билеты сами – только так вы настроите гостей на атмосферу предстоящего торжества и сделаете его запоминающимся. Подключайте к их изготовлению подруг и друзей, пусть и они насладятся вместе с вами предвкушением этого грандиозного события.

Пошаговое руководство по написанию приглашения

Законодательно вопрос написания пригласительных писем не регулируется. Строгих форм и бланков нет. Но в деловой среде сложились определённые правила, касающиеся оформления приглашений. Например, чаще всего такие письма выглядят более презентабельно, чем обычная корреспонденция. Приглашения составляются на качественной бумаге, в их оформлении присутствуют элементы декора. Обращение к приглашаемому осуществляется в вежливой форме, с использованием слова «Уважаемый» и имени-отчества лица. Приписка «С уважением» приветствуется и в конце письма.

Инструкция по написанию приглашений выглядит так:

• Начинается все с вежливого обращения;
• Затем идет пригласительная часть, в которой рассказывается о месте и времени проведения встречи;
• Раскрывается информация о содержании мероприятия;
• В некоторых случаях прописывается просьба о сообщении приглашаемого о своем намерении посетить мероприятие;
• Организатор еще раз указывает себя – пишется наименование приглашающей стороны и указываются контакты для связи.

Необычные приглашения

Если на свадьбу помимо взрослых придет много детей, то можно порадовать маленьких гостей приятным сюрпризом. Чтобы изготовить такое приглашение на свадьбу, вам понадобится кусок органзы размером 20Х10 см, ленточка и любой декор на ваше усмотрение – искусственные или живые цветы, стразы, бантики и т.п. Из органзы сшиваем мешочек, внутрь кладем лист бумаги с приглашением и любые сладости – конфеты или драже. Завязываем и украшаем мешочек по своему вкусу.

Другой вкусный вариант – распечатать на цветном принтере фото жениха и невесты и покрыть такой обложкой плитки шоколада.

Вот еще как изготовить оригинальные приглашения на свадьбу собственноручно.

• В виде афиши. Сделайте на компьютере приглашения, дополните их забавными фотографиями (где, например, будущие супруги изображены в характерных позах для фильма «Мистер и миссис Смит»), и придумайте текст. Распечатайте получившуюся «афишу», положите в конверт и отправьте адресату.
• В форме газеты. На главной странице разместите фотографии молодоженов и информацию о предстоящем бракосочетании. Колонки газеты заполните любыми интересными историями – о первых свиданиях, знакомстве и жизни жениха и невесты.
• В виде свитка. Состарить свиток можно, подержав в крепком настое чая или кофе, а края опалив над огнем. Если дополнительно украсить его иероглифами, рунами или другими таинственными знаками, он будет смотреться еще загадочней. Но можно выполнить его и в традиционной свадебной тематике, декорировав кольцами, сердцами или голубями. Будет красиво, если края свитка обрезать рельефными ножницами, и оформить его бусинами, кружевом, лентами или композициями из искусственных цветов. Обмотать изделие можно бечевкой или красивой лентой. Эффектный ход — закрепить бечевку сургучом или оттиском.

Разумеется, текст таких приглашений должен соответствовать оформлению.

Дизайн приглашения

Дизайн приглашения имеет большое значение для приглашаемого. По нему можно судить и о статусе встречи, и о ее общем настроении.

Фон

Основное требование к фону – это его контрастность с цветом шрифта. Так у приглашаемого не возникнет трудностей с чтением текста. В остальном никаких ограничений нет – главное, чтобы цвет фона гармонировал с используемыми элементами декора и соответствовал общему настрою встречи.

Выбор цвета

Цвета имеют свойство вызывать определённые чувства и эффекты. Поэтому к выбору цветового решения важно подойти серьезно. Например, зеленый ассоциируется со свежестью и натуральностью, фиолетовый – с креативностью и магией, желтый – с весельем и беззаботностью и т.д.

Иллюстрации

Иллюстрации способны вдохновить, удивить, заинтересовать, а иногда даже шокировать. Выбирая изображения для пригласительного, воспользуйтесь следующими простыми рекомендациями:

• Используйте картинки, максимально передающие общий настрой встречи;
• В некоторых случаях допустим юмор и креатив, в других – предпочтительнее строгость и классика;
• Не стоит останавливаться на очевидных иллюстрациях, которые в подобных ситуациях уже много раз использовали до вас;
• Не прибегайте к стоковым фото, большее доверие и уважение вызывают оригинальные изображения.

Типографика

Внимание следует уделить выбору шрифтов (как правило, используется два их вида – более броский для заголовка и сдержанный для основной части), соответствию цветов фона и букв, величине межстрочного интервала (не рекомендуется делать его ни слишком большим, ни слишком маленьким).

Креативные идеи для создания приглашений

Если вы хотите по-настоящему удивить своих гостей, то вам придутся по вкусу следующие идеи. Такие необычные приглашения на свадьбу запомнятся всем надолго.

• Используйте катушки фотопленки. Приглашения, напечатанные на бумажной ленте катушки, станут ярким элементом свадьбы в стиле Голливуда, но и для вполне традиционного торжества с профессиональной фотосессией они подойдут.
• Изготовьте оригами-предсказания. Такие забавные приглашения (особенно, если их выполнить в ярких цветах) настроят на атмосферу беззаботности и веселья.
• Если жених и невеста – меломаны, то можно сделать открытку в виде музыкального CD диска. На диске вместо названий песен кратко напишите нужный текст.
• Трогательное впечатление оставят видео или аудиообращения. Особенно будет приятно гостям, если они будут персональными.
• Оригинально будут смотреться миниатюрные авиаписьма. В крохотный конверт помимо текста с описанием предстоящего события можно вложить уменьшенную во много раз карту местности.
• Приглашения в виде лотерей или скретч-карт обязательно понравятся вашим гостям. Не забудьте заготовить и соответствующие подарки.
• По-настоящему утонченный ход – напечатать пригласительную открытку на ткани. Приглашения в виде хлопушек, внутри которых вложен текст с деталями мероприятия, хотя и не подойдут для светского раута, будут весьма кстати для непринужденной молодежной свадьбы.

Образцы оформление приглашений

В этом разделе рассмотрим образцы пригласительных на мероприятия разного типа.

Приглашение на конференцию

Уважаемая Инга Семеновна!

Оргкомитет Российского IT-сообщества приглашает Вас стать гостем конференции, которая состоится 29 октября 2022 года в здании Красноярского Государственного Университета. Начало мероприятия в 12:00 по МСК.

В рамках конференции выступят более двадцати докладчиков (темы докладов и имена выступающих прилагаются). Просим Вас заранее (до 27.10.2022) сообщить о намерении посетить встречу по телефону ХХХХХХХХХХХ.

Будем искренне рады Вашему присутствию!

С уважением, Оргкомитет Российского IT-сообщества

Тел. для связи ХХХХХХХХХХХХХХХ.

Приглашение на собеседование

Уважаемый Федор Семенович!

На сегодняшний момент в нашей организации появилась вакансия на должность менеджера по закупкам. Сведения, предоставленные Вами в Вашем резюме, нас заинтересовали. Для того, чтобы записаться на собеседование, свяжитесь с нашим сотрудником по указанному ниже телефону.

ОАО «СФЕРА»,

Специалист по кадрам Синеева Анна Кондратьевна,

Тел. ХХХХХХХХХХХХХХХХХХ.

Приглашение на выставку

Гендиректору ООО «ЗДОРОВЬЕ»

Селиванову Петру Сергеевичу

Уважаемый Петр Сергеевич!

Приглашаем Вас стать гостем выставки «Медоборудование нового времени», тема которой – инновации в сфере медицинского оборудования.

Время посещения выставки: с 01.12.2022 по 20.12.2022 ежедневно с 9:00 по 17:00 по МСК. Вход только по пригласительному. Адрес проведения мероприятия: г. Сызрань, ул. Советская, 4, ТЦ «Спектр», 5-й вход, зал №4.

Исполнитель: Федосова Анастасия Федоровна,

Тел: ХХХХХХХХХХХХХХХХХХ

Приглашение на корпоратив

Уважаемый Виктор Игоревич!

Имеем радость сообщить Вам, что 17.12.2022 исполняется ровно 10 лет со дня основания нашей .

В честь этого юбилея мы организуем банкет, на котором будем рады видеть Вас в качестве гостя!

Торжественное мероприятие назначено на 17.12.2022 в ресторане «Русское подворье», расположенном по адресу: г. Н. Новгород, улица Мира, 17. Начало праздничного вечера в 17:00 по местному времени.

С нетерпением ждем Вас!

Коллектив ООО «ЕВРОПА»

Шаблоны для пригласительных-свитков

Если вы ни разу не делали пригласительное на бумаге, то лучше первоначально постараться воссоздать самый простой вариант.

Не забывайте и в качестве шаблона использовать шрифт. Выберите эпоху, в которую хотели бы вы погрузить своих гостей, изучите хотя бы примерно, как было принято писать в то время.

Вы можете использовать шаблоны-картинок, вписать туда текст в Фотошопе и распечатать, а потом вручную состарить каждый свиток. Ссылка для скачивания.

Как написать письмо с отказом от приглашения

При отказе всегда важно четко обозначить его причину. Подойдут и обтекаемые формулировки (например, ссылка на занятость).

Обычно для отказа достаточно телефонного звонка или просто игнорирования приглашения (часто участие просят подтвердить, а по умолчанию принимается отказ). Но иногда требуется составление специального письма. И в этом случае важно соблюсти правила его оформления:

• Оформляйте письмо на фирменном бланке компании;
• Заверьте текст гендиректором или имеющим право замещать его лицом;
• Зарегистрируйте письмо соответствующим образом чтобы придать ему официальную силу.

Важно!

В случае отправки отказа по электронной почте с особым вниманием подойдите к названию сообщения. Если в заголовке будет фигурировать резкое слово «отказ», велики шансы, что письмо останется непрочитанным. Лучше сформулировать заголовок более мягко – например, «Информация об участии в конференции».

Scribus

Бесплатное ПО с открытым исходным кодом, используемое профессиональными графическими дизайнерами. Чтобы научиться создавать свои карточки в этом редакторе, потребуются навыки, но результаты могут стоить потраченного времени.

Scribus содержит заготовки и эффекты для обработки фотоснимков, инструменты для цветокоррекции, опции для качественной верстки бумажной продукции. Софт работает на всех популярных операционных системах: Linux, Solaris, Mac OS X, Windows и других.

Scribus